Система внутреннего документооборота

Веб-платформа, которая позволяет сотрудникам компании создавать и обмениваться внутренними документами, ставить электронные подписи и пользоваться архивом — и все это без бумажной волокиты.
Сервис обрабатывает приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки, документооборот с контрагентами и множество других форм.

Клиент

Крупная сеть продуктовых магазинов со сложной организационной структурой и разветвленной внутренней документацией.

Задача

Заказчик обратился с необходимостью с нуля разработать систему внутреннего электронного документооборота. Ключевым требованием была настройка интерфейса для разных ролей:

• директор и высшее руководство;
  
• HR;
  
• руководитель отдела;
  
• сотрудник бухгалтерии;
  
• юрист;
  
• менеджер склада.
  

Дополнительно требовалось реализовать функциональность самостоятельной (кастомной) настройки полномочий для каждой роли. Пользователь с высшим уровнем доступа должен иметь возможность дополнять или ограничивать возможности кабинета других сотрудников без участия разработчиков.

Особенности проекта

Сеть продуктовых магазинов — крупное предприятие со сложными уникальными бизнес-процессами. Нам предстояло выполнить индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота клиента.

В начале проекта мы собрали все запросы компании, провели анализ и определили участки, ведение которых было затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволил организовать порядок в семи основных видах внутренней документации.

Из-за большого объема документации требовались специальные решения по разграничению доступа. Также в систему была заложена возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, вход совершается по логину и паролю.

Функции продукта

Ролевая модель и гибкая настройка прав

Для каждой из выделенных ролей (директор, HR, руководитель отдела, бухгалтерия, юрист, менеджер склада) настроен отдельный интерфейс и набор доступных действий. Пользователи с высшими полномочиями могут самостоятельно дополнять или убирать возможности кабинета у других сотрудников без привлечения разработчиков.

Работа с электронной подписью

В системе реализовано наложение электронной подписи на документы, требующие юридической значимости. Для случаев, когда подпись не обязательна, предусмотрен вход и подтверждение действий по логину и паролю.

Согласование документов внутри компании

Настроен маршрутизатор согласования: любой внутренний документ может быть направлен на утверждение выбранным сотрудникам или последовательно по ролям. История согласования сохраняется и доступна для просмотра.

Единый архив с разграничением доступа

Все документы после завершения жизненного цикла попадают в архив. Каждый сотрудник видит только те документы, к которым у него есть разрешение, что соответствует политике информационной безопасности заказчика.

Поддержка множества типов документов

Система изначально настроена под семь ключевых направлений документооборота: кадровое, коммерческое, производственное, финансовое, складское, архивное и управленческое. При необходимости перечень легко расширяется.

Технологии

Результаты

Мы успешно запустили веб-систему, которая помогла компании наладить внутренний документооборот и улучшить производственные процессы. Ведение документов в электронном формате облегчило работу и повысило эффективность каждого сотрудника.

Система бесперебойно функционирует в промышленной эксплуатации. В настоящее время мы активно общаемся с заказчиком по поводу развития продукта — планируем создать мобильное приложение, чтобы сотрудники могли еще быстрее решать вопросы с документами.

Мы найдем лучшее решение вашей задачи

Бесплатно сделаем SEO-аудит и подключим e-mail и SMS-интеграции*

*При условии заключения договора на разработку. Выполняется одна или обе услуги, в зависимости от нужд проекта. Технический SEO аудит сайта с отчетом и списком рекомендаций: один проводим сразу после сдачи проекта, второй в течении года после разработки по вашему запросу.

Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных.