Система внутреннего документооборота 

Веб-разработка

Система позволяет сотрудникам компании создавать и обмениваться внутренними документами, ставить электронные подписи и пользоваться архивом — и все это без бумажной волокиты.

Сервис обрабатывает приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки, документооборот с контрагентами и множество других форм. 

Чтобы посмотреть, как работает такая система — кликните на видео. Вы также можете самостоятельно протестировать продукт — по ссылке мы разместили кликабельный прототип продукта.

Продолжительность работ: 7 месяцев.

С какой задачей пришел заказчик

Клиенту требовалось с нуля разработать систему внутреннего документооборота, было важно настроить интерфейс для разных ролей:

• директор и высшее руководство;
• HR;
• руководитель отдела;
• сотрудник бухгалтерии;
• юрист;
• менеджер склада.

Еще нужно было добавить функциональность самостоятельной (кастомной) настройки полномочий для каждой роли. То есть пользователь с высшим уровнем доступа мог бы дополнять или убирать возможности кабинета у других сотрудников.

Особенности проекта

Сеть продуктовых магазинов — довольно крупное предприятие со сложными уникальными бизнес-процессами. Поэтому нам было необходимо сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.
Мы собрали все запросы компании, провели анализ и определили участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволил организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:

1. Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и прочего. 
2. Коммерческий — оформление и ведения счетов, договоры с контрагентами и поставщиками. 
3. Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
4. Финансовый — ведение бухгалтерии и отчетности.
5. Складской — инвентаризация, акты приема и т. д.
6. Архивный — сохранение и систематизация документов.
7. Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов. 

Из-за большого объема документации требовались специальные решения, нужно было настроить разный уровень доступа для определенных ролей. Еще добавили возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. В системе каждому работнику можно предоставить доступ с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.

Что в результате

Мы успешно запустили веб-систему, которая помогла компании наладить внутренний документооборот и улучшить производственный процесс. Ведение документов в электронном формате облегчило работу и повысила его эффективность каждого сотрудника.

Система бесперебойно функционирует, и сейчас мы активно общаемся с заказчиком по поводу мобильной версии ЭДО — планируем сделать специальное приложение, чтобы сотрудники могли еще быстрее решать вопросы с документами. 

Мы найдем лучшее решение вашей задачи

Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных