Система электронного документооборота: кейс

Веб-платформа, которая позволяет сотрудникам компании создавать и обмениваться внутренними документами, ставить электронные подписи и пользоваться архивом — и все это без бумажной волокиты.
Сервис обрабатывает приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки, документооборот с контрагентами и множество других форм.

Клиент

Крупная розничная компания со сложной организационной структурой и разветвлённой внутренней документацией. Название не раскрывается.

Задача

Заказчик обратился с необходимостью с нуля разработать систему внутреннего электронного документооборота. Ключевым требованием была настройка интерфейса для разных ролей:

• директор и высшее руководство;
  
• HR;
  
• руководитель отдела;
  
• сотрудник бухгалтерии;
  
• юрист;
  
• менеджер склада.
  

Дополнительно требовалось реализовать функциональность самостоятельной (кастомной) настройки полномочий для каждой роли. Пользователь с высшим уровнем доступа должен иметь возможность дополнять или ограничивать возможности кабинета других сотрудников без участия разработчиков.

Особенности проекта

Крупная розничная сеть — предприятие со сложными бизнес-процессами. Нам предстояло выполнить индивидуальную настройку ЭДО с учётом особенностей внутреннего документооборота заказчика.

В начале проекта мы собрали все запросы компании, провели анализ и определили участки, ведение которых было затруднено из-за отсутствия формализации.

Функции продукта

Ролевая модель и гибкая настройка прав

Для каждой из выделенных ролей (директор, HR, руководитель отдела, бухгалтерия, юрист, менеджер склада) настроен отдельный интерфейс и набор доступных действий. Пользователи с высшими полномочиями могут самостоятельно дополнять или убирать возможности кабинета у других сотрудников без привлечения разработчиков.

Работа с электронной подписью

В системе реализовано наложение электронной подписи на документы, требующие юридической значимости. Для случаев, когда подпись не обязательна, предусмотрен вход и подтверждение действий по логину и паролю.

Согласование документов внутри компании

Настроен маршрутизатор согласования: любой внутренний документ может быть направлен на утверждение выбранным сотрудникам или последовательно по ролям. История согласования сохраняется и доступна для просмотра.

Единый архив с разграничением доступа

Все документы после завершения жизненного цикла попадают в архив. Каждый сотрудник видит только те документы, к которым у него есть разрешение, что соответствует политике информационной безопасности заказчика.

Поддержка множества типов документов

Система изначально настроена под семь ключевых направлений документооборота: кадровое, коммерческое, производственное, финансовое, складское, архивное и управленческое. При необходимости перечень легко расширяется.

Технологии

Результаты

Система запущена в промышленную эксплуатацию и бесперебойно функционирует. Обсуждаем с заказчиком развитие продукта — планируем создать мобильное приложение.

В цифрах

• Веб-ЭДО на заказ.
• 6 ролей с отдельными интерфейсами.
• Кастомная настройка прав без разработчиков.
• Наложение ЭЦП.
• Маршрутизатор согласования с историей.
• Единый архив с разграничением. 7 направлений документооборота.

Почему кастомный ЭДО, а не коробочное решение

Коробочные системы ЭДО предлагают стандартные ролевые модели и фиксированные маршруты. При нестандартных бизнес-процессах заказчик бы вынужден приспосабливать рабочие процессы под фиксированный софт, а не наоборот. Кастомная система строится под реальные роли и права организации и не ограничивает возможности поддержки.

Архитектура и персональные данные

Система обрабатывает внутренние документы организации, данные сотрудников и электронные подписи. Доступ к архиву разграничен по ролям; все действия пользователей логируются.

Соответствие: 152-ФЗ, оператор ПДн в реестре РКН, ИСО 27001 (внедрение), локализация персональных данных. Требования к обработке ПДн опираются на 152-ФЗ; статус оператора проверяется в реестре операторов ПДн РКН.

Часто задаваемые вопросы

Хотите обсудить похожий проект

Команда YuSMP Group проектирует и собирает системы внутреннего документооборота под ключ. Расскажите о задаче — подробнее об услуге или оставить заявку.

Мы найдем лучшее решение вашей задачи

Бесплатно сделаем SEO-аудит и подключим e-mail и SMS-интеграции*

*При условии заключения договора на разработку. Выполняется одна или обе услуги, в зависимости от нужд проекта. Технический SEO аудит сайта с отчетом и списком рекомендаций: один проводим сразу после сдачи проекта, второй в течении года после разработки по вашему запросу.

Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных.