В современном бизнесе IT-процессы играют важную роль, ведь они позволяют повысить эффективность работы компании, улучшить качество услуг и увеличить прибыльность. Однако, ключевые ИТ-процессы нуждаются в регулярном анализе и аудите, чтобы убедиться в их правильности и оптимальности.

В блоге студии web-разработки YuSMP Group рассказываем о том, что такое аудит бизнес-процессов и зачем он нужен.

Что такое аудит в IT

Это процесс систематического и независимого оценивания информации, деятельности или системы с целью определения соответствия установленным критериям. В случае audit IT, речь идет о проверке того, насколько эффективно действия выполняют свои функции и какие улучшения могут быть внесены для увеличения их эффективности.

Для того чтобы понимать, как проводить аудит IT, необходимо понимать, как эти дела связаны с бизнес-процессами компании. Внедрение цифровых технологий — это не самоцель, а инструмент для достижения целей. Именно поэтому все проверки должны быть проведены с учетом бизнес-задач компании.

Процесс аналитики в IT включает в себя исследование и сбор достаточно большого количества данных о производительности, доступности и качестве услуг.

Как подготовиться 

Подготовка гарантирует, что вы не столкнетесь с потенциальными препятствиями в будущем. 

Все в организации, от руководства до поддержки, должны быть готовы предоставить детали или документы во время аудита. Эти документы включают организационные схемы, внутренние и внешние политики, документы по процедурам и описания списков основных данных.

Перед проверкой лучше сделать следующее:

• провести инвентаризацию ИТ-активов;
• создать список текущих средств контроля и защиты;
• получить контрольный список документов;
• подготовить свои ИТ-политики и процедуры;
• приготовиться к неизвестному.

Вы также можете проводить опросы о технологиях, связанных с проблемами, и их серьезности, чтобы помочь аудитору расставить приоритеты задач.

Как проводить проверку

Организации, которые хотят провести внутренний ИТ-аудит, могут начать с общего обзора всей технологической экосистемы и процедур.

1. Планирование

Тщательное планирование часто приводит к гладкому и успешному аудиту технологий. Всякий раз, когда компании плохо разбираются во внутренних ИТ-процессах и процедурах, это может привести к неожиданным задержкам, затратам и даже ложным выводам.

Следуйте принципам:

• Управление рисками.
• Юридическая экспертиза.
• Конфиденциальность (честность, объективность).
• Документация (полная).
• Внутренний контроль.
• Аудиторская отчетность (понятная и прозрачная).
• Знание основ архитектуры предприятия.

Перед началом лучше получить как можно больше помощи. Организации могут работать с внешними ИТ-партнерами, консультантами и специалистами, чтобы сформулировать подробный план ИТ-аудита с указанием объема, целей, бюджета, процессов и этапов.

2. Протестируйте и оцените текущие средства контроля

Как и финансовый аудит, технологический аудит также требует проверки внутреннего контроля. Основная цель — понять, достаточны ли имеющиеся средства контроля для снижения рисков и соответствия общим целям компании.

Этап тестирования позволит аудиторским группам расставить приоритеты потенциальных угроз и слабых мест на основе их выводов. 

3. Завершение 

После того как группа ИТ-аудита завершит аудит, они задокументируют свои выводы. Всякий раз, когда определенные средства контроля не работают, они представят доказательства и посоветуют, как решить эту проблему. После завершения аудитор подготовит подробный отчет о своих выводах.

4. Последующие действия

Наконец, применяются рекомендации отчета и реализуются предлагаемые улучшения. Опять же, организации должны пройти еще один этап тестирования, чтобы убедиться, что решения работают должным образом. Как только последующая проверка окажется успешной, ИТ-аудит будет официально закрыт.

Подробнее о процессах

ИТ-процессы — это набор процедур и практик, используемых для управления IT-системами и услугами в компании. Основная задача — обеспечить надежность и эффективность работы систем и услуг.

Основные ИТ-процессы включают в себя:

1. Управление изменениями в системах и услугах компании.
2. Управление инцидентами, связанными с системами и услугами.
3. Управление конфигурацией систем и услуг.
4. Управление качеством ИТ-услуг.
5. Управление доступом к системам и услугам.
6. Управление проектами.
7. Управление рисками.

Оценка является одной из важнейших задач в проверке. Качество ИТ-процессов можно оценивать по нескольким критериям:

1. Доступность — это мера, которая определяет, насколько системы и услуги доступны для пользователей.
2. Производительность — определяет, насколько быстро все работает.
3. Надежность — определяет, насколько системы и услуги надежны.
4. Безопасность — определяет, насколько данные защищены от внешних и внутренних угроз.

После проверки необходимо определить, какие улучшения можно внести для повышения эффективности. Оптимизация ИТ-процессов может включать в себя:

1. Автоматизацию — внедрение автоматизированных систем для ускорения и оптимизации.
2. Улучшение качества услуг — внедрение новых технологий и методик, которые помогут повысить качество.
3. Оптимизацию затрат — сокращение затрат без ущерба для качества.

Значение цифровизации в бизнесе сложно переоценить: она улучшает качество услуг и прибыльность, задает автоматизацию и сокращает затраты. Рассмотрим основные роли IT-процессов:

1. Повышение эффективности за счет автоматизации многих рутинных задач и сокращения времени на их выполнение.
2. Обеспечивают качество услуг, повышая доступность, надежность и безопасность.
3. Снижение затрат, что приводит к увеличению прибыльности компании.
4. Улучшение коммуникации между отделами и сотрудниками, что способствует более эффективной работе компании в целом.

Резюме

Такие проверки являются важным инструментом для определения эффективности, а также для определения возможных улучшений. Аудит позволяет обеспечить высокое качество ИТ-услуг, повысить эффективность бизнес-процессов и снизить затраты. Важно помнить, что ИТ-процессы — это инструмент для достижения бизнес-целей, поэтому при проведении аудита ИТ-процессов необходимо учитывать бизнес-цели компании и ориентироваться на них.

Оценка качества может осуществляться по нескольким критериям: доступности, производительности, надежности и безопасности. Оптимизация ИТ-процессов может включать в себя автоматизацию процессов, улучшение качества услуг и оптимизацию затрат.

В конечном итоге проверки помогают организациям повысить эффективность, улучшить качество, снизить затраты и увеличить прибыльность. Поэтому рекомендуется проводить аудит ИТ-процессов и услуг регулярно.

Веб-услуги и разработка в YuSMP Group — лучшее решение для бизнеса, который решил ступить на путь цифровизации. Посмотрите проекты, которые мы создали — среди них много приложений и других программных продуктов, которые уже приносят прибыль владельцам.