Как провести аудит ИТ-процессов и услуг

В современном бизнесе IT-процессы играют важную роль, ведь они позволяют повысить эффективность работы компании, улучшить качество услуг и увеличить прибыльность. Однако, ключевые ИТ-процессы нуждаются в регулярном анализе и аудите, чтобы убедиться в их правильности и оптимальности.

В блоге студии web-разработки YuSMP Group рассказываем о том, что такое аудит бизнес-процессов и зачем он нужен.

Если проверку сложно провести своими силами или нужен независимый взгляд на процессы, закажите услугу ИТ-аудита в YuSMP Group — разберём процессы, инфраструктуру и подготовим отчёт с конкретными рекомендациями.

Что такое аудит в IT

Это процесс систематического и независимого оценивания информации, деятельности или системы с целью определения соответствия установленным критериям. В случае audit IT, речь идет о проверке того, насколько эффективно действия выполняют свои функции и какие улучшения могут быть внесены для увеличения их эффективности.

Для того чтобы понимать, как проводить аудит IT, необходимо понимать, как эти дела связаны с бизнес-процессами компании. Внедрение цифровых технологий — это не самоцель, а инструмент для достижения целей. Именно поэтому все проверки должны быть проведены с учетом бизнес-задач компании.

Процесс аналитики в IT включает в себя исследование и сбор достаточно большого количества данных о производительности, доступности и качестве услуг.

Виды ИТ-аудита

Прежде чем начинать проверку, стоит определить, какой формат аудита решает вашу задачу. Разные виды ИТ-аудита отличаются глубиной, стоимостью и тем, кто его проводит.

По масштабу выделяют комплексный аудит — полную проверку всей ИТ-экосистемы компании, и точечный (целевой) аудит — проверку конкретной области: одной системы, инфраструктуры или отдела. По тому, кто проводит проверку, различают внутренний и внешний аудит.

Отдельно выделяют аудит по направлениям: аудит ИТ-инфраструктуры (серверы, сети, оборудование), аудит информационной безопасности, аудит лицензий на ПО и аудит ИТ-процессов и подразделения — именно о последнем и пойдёт речь дальше.

Как подготовиться 

Подготовка гарантирует, что вы не столкнетесь с потенциальными препятствиями в будущем. 

Все в организации, от руководства до поддержки, должны быть готовы предоставить детали или документы во время аудита. Эти документы включают организационные схемы, внутренние и внешние политики, документы по процедурам и описания списков основных данных.

Перед проверкой лучше сделать следующее:

• провести инвентаризацию ИТ-активов;
• создать список текущих средств контроля и защиты;
• получить контрольный список документов;
• подготовить свои ИТ-политики и процедуры;
• приготовиться к неизвестному.

Вы также можете проводить опросы о технологиях, связанных с проблемами, и их серьезности, чтобы помочь аудитору расставить приоритеты задач.

Как проводить проверку

Организации, которые хотят провести внутренний ИТ-аудит, могут начать с общего обзора всей технологической экосистемы и процедур.

1. Планирование

Тщательное планирование часто приводит к гладкому и успешному аудиту технологий. Всякий раз, когда компании плохо разбираются во внутренних ИТ-процессах и процедурах, это может привести к неожиданным задержкам, затратам и даже ложным выводам.

Следуйте принципам:

• Управление рисками.
• Юридическая экспертиза.
• Конфиденциальность (честность, объективность).
• Документация (полная).
• Внутренний контроль.
• Аудиторская отчетность (понятная и прозрачная).
• Знание основ архитектуры предприятия.

Перед началом лучше получить как можно больше помощи. Организации могут работать с внешними ИТ-партнерами, консультантами и специалистами, чтобы сформулировать подробный план ИТ-аудита с указанием объема, целей, бюджета, процессов и этапов.

2. Протестируйте и оцените текущие средства контроля

Как и финансовый аудит, технологический аудит также требует проверки внутреннего контроля. Основная цель — понять, достаточны ли имеющиеся средства контроля для снижения рисков и соответствия общим целям компании.

Этап тестирования позволит аудиторским группам расставить приоритеты потенциальных угроз и слабых мест на основе их выводов. 

3. Завершение 

После того как группа ИТ-аудита завершит аудит, они задокументируют свои выводы. Всякий раз, когда определенные средства контроля не работают, они представят доказательства и посоветуют, как решить эту проблему. После завершения аудитор подготовит подробный отчет о своих выводах.

4. Последующие действия

Наконец, применяются рекомендации отчета и реализуются предлагаемые улучшения. Опять же, организации должны пройти еще один этап тестирования, чтобы убедиться, что решения работают должным образом. Как только последующая проверка окажется успешной, ИТ-аудит будет официально закрыт.

Подробнее о процессах

ИТ-процессы — это набор процедур и практик, используемых для управления IT-системами и услугами в компании. Основная задача — обеспечить надежность и эффективность работы систем и услуг.

Основные ИТ-процессы включают в себя:

1. Управление изменениями в системах и услугах компании.
2. Управление инцидентами, связанными с системами и услугами.
3. Управление конфигурацией систем и услуг.
4. Управление качеством ИТ-услуг.
5. Управление доступом к системам и услугам.
6. Управление проектами.
7. Управление рисками.

Оценка является одной из важнейших задач в проверке. Качество ИТ-процессов можно оценивать по нескольким критериям:

1. Доступность — это мера, которая определяет, насколько системы и услуги доступны для пользователей.
2. Производительность — определяет, насколько быстро все работает.
3. Надежность — определяет, насколько системы и услуги надежны.
4. Безопасность — определяет, насколько данные защищены от внешних и внутренних угроз.

После проверки необходимо определить, какие улучшения можно внести для повышения эффективности. Оптимизация ИТ-процессов может включать в себя:

1. Автоматизацию — внедрение автоматизированных систем для ускорения и оптимизации.
2. Улучшение качества услуг — внедрение новых технологий и методик, которые помогут повысить качество.
3. Оптимизацию затрат — сокращение затрат без ущерба для качества.

Значение цифровизации в бизнесе сложно переоценить: она улучшает качество услуг и прибыльность, задает автоматизацию и сокращает затраты. Рассмотрим основные роли IT-процессов:

1. Повышение эффективности за счет автоматизации многих рутинных задач и сокращения времени на их выполнение.
2. Обеспечивают качество услуг, повышая доступность, надежность и безопасность.
3. Снижение затрат, что приводит к увеличению прибыльности компании.
4. Улучшение коммуникации между отделами и сотрудниками, что способствует более эффективной работе компании в целом.

Типичные ошибки при аудите ИТ-процессов

Даже при хорошей подготовке аудит может не дать пользы, если допустить типичные просчёты.

• Аудит ради галочки. Проверку проводят формально, без намерения что-то менять по итогам — отчёт ложится в стол.
• Нет привязки к бизнес-целям. ИТ-системы оценивают в отрыве от того, какие задачи бизнеса они должны решать.
• Слишком узкий охват. Проверяют только инфраструктуру, упуская процессы управления изменениями, инцидентами и доступом.
• Нет ответственных за внедрение рекомендаций. Отчёт составлен, но никто не назначен следить за выполнением предложенных улучшений.
• Разовая проверка вместо цикла. Аудит проводят один раз и забывают — а ИТ-ландшафт меняется быстрее, чем актуальность разового отчёта.

Стоимость аудита: от чего зависит

Точную стоимость ИТ-аудита назвать заранее нельзя — она складывается из нескольких переменных, и разброс цен на рынке большой.

• Масштаб инфраструктуры. Количество систем, серверов, рабочих мест и интеграций напрямую влияет на трудозатраты.
• Глубина проверки. Точечный аудит одной системы обойдётся дешевле, чем комплексная проверка всей ИТ-экосистемы.
• Формат привлечения экспертов. Внутренний аудит силами штатной команды дешевле, но требует освобождённого времени сотрудников; внешний подрядчик закладывает стоимость своей экспертизы.
• Требования к отчётности. Подробный отчёт с рекомендациями и дорожной картой внедрения стоит дороже, чем краткая сводка находок.

Чтобы оценить бюджет для своей компании, запросите расчёт у нескольких подрядчиков и сравните объём работ, а не только итоговую цифру.

Резюме

Такие проверки являются важным инструментом для определения эффективности, а также для определения возможных улучшений. Аудит позволяет обеспечить высокое качество ИТ-услуг, повысить эффективность бизнес-процессов и снизить затраты. Важно помнить, что ИТ-процессы — это инструмент для достижения бизнес-целей, поэтому при проведении аудита ИТ-процессов необходимо учитывать бизнес-цели компании и ориентироваться на них.

Оценка качества может осуществляться по нескольким критериям: доступности, производительности, надежности и безопасности. Оптимизация ИТ-процессов может включать в себя автоматизацию процессов, улучшение качества услуг и оптимизацию затрат.

В конечном итоге проверки помогают организациям повысить эффективность, улучшить качество, снизить затраты и увеличить прибыльность. Поэтому рекомендуется проводить аудит ИТ-процессов и услуг регулярно.

Веб-услуги и разработка в YuSMP Group — лучшее решение для бизнеса, который решил ступить на путь цифровизации. Посмотрите проекты, которые мы создали — среди них много приложений и других программных продуктов, которые уже приносят прибыль владельцам.

Частые вопросы

Сколько времени занимает аудит ИТ-процессов?
Точечный аудит одной системы можно провести за 1–2 недели. Комплексная проверка всей ИТ-экосистемы среднего бизнеса обычно занимает от 3 до 6 недель — срок зависит от масштаба инфраструктуры и глубины проверки.

Чем внутренний аудит отличается от внешнего?
Внутренний аудит проводит собственный ИТ-отдел компании — это дешевле, но менее объективно. Внешний аудит выполняет независимый подрядчик: дороже, зато даёт непредвзятый взгляд и опыт, накопленный на других проектах.

Как часто нужно проводить ИТ-аудит?
Для большинства компаний достаточно комплексного аудита раз в 1–2 года, плюс точечные проверки после крупных изменений в инфраструктуре — миграций, внедрения новых систем или роста штата.

С чего начать, если аудит проводится впервые?
С инвентаризации ИТ-активов и сбора документации: организационных схем, политик, процедур и списков систем. Это база, без которой аудитор не сможет оценить реальное положение дел.

Какие стандарты используют при аудите ИТ-процессов?
Чаще всего ориентируются на методологии управления ИТ-услугами — ITIL, COBIT и стандарт ISO/IEC 20000. Они задают общий язык для оценки зрелости процессов, даже если формальная сертификация компании не нужна.

Что делать после получения отчёта об аудите?
Назначить ответственных за каждую рекомендацию, расставить приоритеты по влиянию на бизнес и запланировать повторную проверку, чтобы убедиться, что изменения действительно внедрены.