Операционные процессы управления проектами

За каждым успешным проектом стоят не только великие дела, но и ежедневные операционные процессы, без которых ничего бы не получилось. За них в команде отвечает проджект-менеджер — лидер и душа проекта, который берет на себя рутину и контроль задач.

В статье мы рассказали, какие приемы и инструменты используются в YuSPM Group, чтобы запустить работающий продукт в срок без коллективного нервного срыва. 

Что такое процессы управления проектами

Процессы управления проектами — это структурированные действия, позволяющие планировать, выполнять и контролировать работу от старта до сдачи результата. В международной практике принята классификация PMI (Project Management Institute): пять групп процессов, каждая из которых решает свою задачу на жизненном цикле проекта.

Именно из групп «Исполнение» и «Мониторинг» вырастают то, что принято называть операционными процессами — повседневные практики, которые двигают проект вперёд. Расскажем о них на примере нашей работы.

Открытость и прозрачность

Для команды важно открытое информационное пространство, то есть возможность в любой момент получать достоверные сведения о состоянии проекта. Для этого каждый участник включен в рабочие чаты, и присутствует на ежедневных митингах. На видеовстречах мы обсуждаем что было сделано за прошлый день, и какие у нас планы на сегодня. Разбираем, с какими проблемами столкнулись и находим новые решения.

Доверительные отношения 

Возможно, не самая очевидная, но значимая обязанность менеджера проекта — это создание доверительной атмосферы внутри команды. Проджект должен быть помощником участникам команды, а не их начальником. Менеджер проекта отвечает за сроки, содержание и бюджет и ему важно знать, что происходит с той или иной задачей. Только открытые и доверительные отношения с каждым сотрудником помогут ему всесторонне понимать, что происходит с проектом.

Грамотное управление коммуникациями 

В нашей работе встречи проводятся постоянно — обсуждаем дела с заказчиком и решаем вопросы внутри команды. Как и при любой устной коммуникации, участники могут что-то забыть, упустить или понять неверно. Чтобы этого избежать, проджект-менеджер фиксирует итоги встречи в письменном виде (так называемый FollowUP) и рассылает его участникам.  Этот инструмент структурирует информацию и устраняет неясность. В дальнейшем менеджер проекта контролирует выполнение установленных договоренностей.

Кроме того, любая коммуникация предусматривает протокол встречи. Перед тем, как назначили митинг, менеджер обозначает агенду — план и список задач для обсуждения. Во время встречи менеджер следит за таймингом и за тем, чтобы участники не отклонялись от темы митинга. 

Планируете проект? Узнайте подробнее об услугах мобильной разработки YuSMP Group — оценка за 2 дня.

Планирование и правило пяти “П”

Правильное Преждевременное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Чем подробней разработан план, тем меньше возникнет проблем при реализации. Если у проекта нет четких границ, то в таком случае формируется дорожная карта (Roadmap)  крупными мазками на длительный срок.  Крупные задачи разбиваются на двухнедельные спринты: на каждый такой этап работы составляется набор фичей, который будет выполнен за это время.

Мониторинг и контроль действий сотрудников

Контролировать проджект менеджеру приходится не только себя, но и всех участников проекта — команду и заказчика.

Ежедневно перед митингом с командой менеджер отслеживает какие задачи были выполнены, а какие упущены. Разбирается в причинах и решает, как можно это исправить. Также нужно контролировать информацию и со стороны заказчика — напоминать о договоренностях и просить необходимые сведения. 

Эмоциональный настрой и отношения внутри команды 

Проект не станет успешным, если отношения в коллективе будут плохими. Менеджер — это лидер и зажигалка проекта. Помимо прочих обязанностей, он должен уметь выслушать и поддержать каждого участника команды. Держать командный дух и позитивный настрой — немаловажная часть работы проджект-менеджера.

Как показал наш опыт, на этих шести китах держится эффективное управление проектами.

Часто задаваемые вопросы

Что такое операционные процессы в управлении проектами?

Это повседневные управленческие практики на фазах исполнения и контроля: планирование задач, проведение митингов, контроль прогресса, управление коммуникациями и поддержание командного духа. Они выполняются непрерывно в течение всего жизненного цикла, в отличие от стратегических процессов инициации и планирования.

Чем различаются группы процессов по PMBOK?

PMBOK выделяет пять групп: инициация (запуск проекта), планирование (разработка плана), исполнение (реализация), мониторинг и контроль (отслеживание отклонений), закрытие (приёмка и архивация). Группы могут выполняться параллельно на одном этапе проекта.

Кто отвечает за операционные процессы в проекте?

Ответственность лежит на проджект-менеджере (PM). Он следит за расписанием, управляет коммуникациями, разрешает блокеры и поддерживает командный дух. В крупных проектах PM делегирует часть операционных функций тимлиду или скрам-мастеру.

Какие инструменты помогают управлять процессами проекта?

Для планирования и отслеживания задач — Jira, YouTrack, Asana; для коммуникаций — Slack, Mattermost; для документирования — Confluence, Notion. Дорожная карта (Roadmap) помогает держать границы проекта на длинном горизонте, а двухнедельные спринты — управлять операционным ритмом.

Почему операционные процессы влияют на успех проекта?

Даже хорошо спланированный проект теряет управляемость без чётких операционных ритмов: задачи дублируются, коммуникации рассыпаются, отклонения замечаются слишком поздно. Регулярные стендапы, протоколы встреч и мониторинг прогресса снижают этот риск и позволяют команде работать предсказуемо.