Автоматизация бизнес-процессов: инструменты, примеры и с чего начать

Автоматизация бизнес-процессов — это способ сделать операционные задачи более эффективными. Благодаря специальному ПО для автоматизации, компании экономят время, деньги и ресурсы. В блоге студии web-разработки YuSMP Group рассказали о способах автоматизации предприятия и привели наглядные примеры.

Что это такое

Автоматизация бизнес-процессов (АБП) использует технологические решения для упрощения операций компании и облегчения выполнения повторяющихся задач. Это позволяет сотрудникам уделять больше времени более важным делам, в то время как монотонные задачи выполняются автоматически в фоновом режиме.

Смотрите также: автоматизация бизнес-процессов.

АБП позволяет технологически зрелым предприятиям автоматизировать множество повторяющихся операций, уменьшая их зависимость от человеческого взаимодействия с целью упрощения, снижения операционных затрат, моделирования процессов, повышения эффективности и улучшения предоставления услуг.

Программы для автоматизации бизнес процессов являются жизненно важным компонентом стратегии цифровой трансформации в эпоху, когда конкурентоспособность подразумевает быструю адаптацию к изменениям.

Примеры 

Модернизация бизнес процессов возможна во многих областях, включая управление, операции, цепочку поставок, управление персоналом и маркетинг. Как правило, задачи с большим объемом, повторяющиеся, срочные, требующие выполнения нескольких человек, требующие соблюдения требований и журналов аудита, являются хорошими кандидатами на автоматизацию.

Что можно автоматизировать

Адаптация новых сотрудников

Интеграция нового сотрудника — важное дело, которое включает в себя множество несложных, но кропотливых задач, от заполнения форм сотрудников и планирования учебных занятий до заполнения налоговых документов и открытия банковских счетов. Автоматизация процесса устраняет большую часть бумажной работы, гарантирует выполнение всех шагов и информирует соответствующих руководителей и сотрудников. 

Онбординг новых клиентов

В сфере финансовых услуг банковские, страховые и другие финансовые компании должны проводить проверку биографических данных новых клиентов и информировать соответствующие местные и федеральные органы власти. 

Поддержка службы ИТ

Объем поступающих ИТ-заявок обычно превышает возможности ИТ-персонала по их обработке. Автоматизация вашего бизнеса может анализировать, классифицировать и направлять входящие запросы соответствующему персоналу службы поддержки, предоставлять обновления услуг клиентам и предупреждать ИТ-специалистов о проблемах, требующих немедленного внимания в целях соблюдения требований, среди других основных задач. Расширенные опции включают ИИ для прогнозирования, управления и решения распространенных проблем пользователей.

Автоматизация маркетинга

Позволяет компаниям ориентироваться на клиентов с помощью автоматических маркетинговых сообщений по каналам, включая электронную почту, веб-сайты, социальные сети и текстовые сообщения, для привлечения потенциальных клиентов. Эта технология является сегментом управления взаимоотношениями с клиентами, или CRM, и обычно используется отделами маркетинга как способ удаления повторяющихся задач из рабочих процессов персонала и повышения общей эффективности маркетинга. 

Инструменты для автоматизации: сравнение классов решений

Выбор платформы зависит от масштаба компании и типа процессов. Ниже — основные классы инструментов с примерами.

Если нужна разработка мобильного приложения с встроенной автоматизацией — обсудите задачу с командой YuSMP Group.

Как автоматизировать бизнес процессы

Перед началом проекта важно сделать описание бизнес процессов, с чего начать следует автоматизацию. Обозначьте, почему конкретно эти задачи нужно оптимизировать. Вот несколько необходимых первых шагов.

1. Обучите сотрудников. Автоматизация меняет способ выполнения работы, поэтому она требует участия ключевых заинтересованных сторон. Сотрудников необходимо держать в курсе: даже если проект АБП настолько простой, как преобразование бумажной формы в электронный формат и направление его соответствующим людям. Сотрудники должны быть обучены новому рабочему процессу и понимать его ценность для бизнеса. Также важно сообщить, как новая автоматизация может положительно повлиять на их работу.
2. Изучите свои процессы «как есть» и определите потенциальных кандидатов на автоматизацию. Трудно достичь того, чего хотите, если не знаете, с чего начать. Перед развертыванием инструмента автоматизации очень важно знать, что включает в себя существующий процесс.
3. Оцените масштаб проекта. Компании обычно получают наибольшую отдачу от проектов, которые автоматизируют сложные, критически важные для бизнеса процессы и управление делами. Однако большинство экспертов советуют компаниям начинать с малого, сосредоточившись на повторяющихся задачах, основанных на правилах. Например, заказы на покупку, где шаги (включая исключения) однозначны и понятны. 
4. Получите информацию от ключевых заинтересованных сторон об этапах процесса, которые необходимо исключить, оптимизировать и автоматизировать. Идея состоит в том, что АБП без предварительного изучения того, где его можно улучшить или как он должен измениться, просто ускоряет существующие недостатки. Есть некоторые споры о целесообразности этого предупреждения, особенно для компаний, стремящихся к быстрой выгоде от автоматизации, но в целом эксперты считают, что существующий процесс не следует автоматизировать без анализа того, как он может быть более эффективным, или без участия ключевых заинтересованных сторон. 

Что важно запомнить

Автоматизация бизнес-процессов — важная и полезная опция для бизнеса. Именно качественное и правильно подобранное программное обеспечение помогает предприятиям улучшить показатели. Веб-услуги и разработка в YuSMP Group помогает компаниям создать такие решения специально для вашего дела. Проекты, которые мы создали, включают в себя такие продукты, которые делают бизнес наших клиентов успешным.

Частые вопросы об автоматизации бизнес-процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами?

Это замена ручного, повторяющегося труда программными инструментами. Вместо того чтобы сотрудник каждый раз вручную переносил данные или формировал отчёт — это делает система по заданным правилам в фоновом режиме.

С чего начать автоматизацию в малом бизнесе?

Выберите один процесс с наибольшим объёмом повторяющихся шагов: сбор заявок с сайта в CRM, уведомления клиентам или формирование счетов. Инструменты вроде Битрикс24 или Zapier не требуют программистов — можно запустить за несколько дней.

Какие бизнес-процессы автоматизируют чаще всего?

Наиболее распространённые направления: документооборот и выставление счетов, маркетинговые email-цепочки, онбординг клиентов и сотрудников, маршрутизация запросов в поддержку, управление складом и закупками.

В чём разница между RPA и BPM-системами?

RPA (Robotic Process Automation) — программный робот, который копирует действия пользователя: заполняет формы, копирует данные между системами. BPM — платформа для управления сквозными процессами с маршрутизацией, согласованиями и аналитикой. RPA автоматизирует отдельные шаги, BPM — весь процесс целиком.

Заменит ли автоматизация сотрудников?

Автоматизация снимает рутину, но не заменяет людей целиком. Сотрудники освобождаются от повторяющихся задач и переключаются на работу, требующую суждения, коммуникации и экспертизы. Чаще всего автоматизация ведёт к перераспределению ролей, а не к сокращению штата.