Что такое Business Process Management

Business Process Management, или управление бизнес-процессами, помогает компаниям работать эффективнее и стабильно улучшать результат. В статье разбираем, что такое BPM, чем он отличается от BPMS, из каких этапов состоит внедрение и кому подходит такой подход. Если процессы в компании уже назрели для автоматизации — посмотрите нашу услугу автоматизации бизнес-процессов под ключ.

Что такое BPM

Это структурированный подход к совершенствованию процессов, используемых организациями для выполнения работы, обслуживания клиентов и создания ценности для бизнеса.

Бизнес-процесс — это действие или набор действий, которые помогают достичь целей организации. Business process BPM использует различные методы для улучшения: анализ, моделирование различных сценариев, мониторинг. Всё это для того, чтобы компания достигла наилучших результатов.

Поскольку бизнес-процессы в некоторых компаниях стали слишком большими и сложными, чтобы управлять ими без помощи автоматизированных инструментов, были разработаны программные продукты — например, различные BPM-платформы.

BPM — это широкая дисциплина и, по определению, динамичная, учитывая, что организационные роли, правила, тактика, бизнес-цели и другие элементы, которые она охватывает, постоянно меняются. За прошедшие годы BPM приспособил множество методологий оптимизации — от Six Sigma и бережливого управления до Agile.

Проекты управления бизнес-процессами непрерывны и направлены на постоянное совершенствование. Отличие проекта от процесса заключается в том, что BPM-проект работает сразу над несколькими задачами.

Чем BPM отличается от BPMS

BPM и BPMS на практике часто путают, хотя это разные вещи. BPM — управленческая концепция и методология: свод принципов о том, как описывать, анализировать и улучшать бизнес-процессы. BPMS (Business Process Management System) — программная платформа, которая реализует эту методологию: строит модели процессов, запускает их выполнение и собирает данные для аналитики.

Проще говоря: BPM отвечает на вопрос «как нам организовать процессы», а BPMS — на вопрос «в каком инструменте это автоматизировать».

На практике компании редко разделяют эти понятия: говоря «внедрить BPM», чаще всего имеют в виду именно выбор и настройку BPMS-платформы под свои процессы.

Почему важно управление бизнес-процессами

HR business process management важен, потому что эффективные бизнес-процессы имеют решающее значение для успеха предприятия. Типичные примеры задач, которые помогают компаниям достигать бизнес-целей, включают следующее:

• разработка и создание нового продукта;
• выполнение заказа товара;
• управление обслуживанием клиентов;
• адаптация нового сотрудника.

Эти бизнес-операции могут включать в себя сотни или даже тысячи задач и согласований, необходимых для их выполнения. Обычно в них участвуют люди, ИТ-системы и другое оборудование в бизнесе, а также могут привлекаться поставщики аутсорсинга бизнес-процессов.

Хорошо спроектированный BPM-процесс разбивает эти задачи на структурированные, повторяющиеся шаги, которым работники могут следовать для получения стабильных результатов. Повторяющиеся шаги помогают организациям прогнозировать, какие ресурсы им нужны, снижая риск недостаточного или избыточного выделения ресурсов. Измерение шагов выявляет слабые звенья и узкие места, указывая путь к потенциальным улучшениям.

Плохо продуманный или плохо управляемый бизнес-процесс может нанести ущерб компании, снижая производительность и эффективность. А если неэффективные операции автоматизируются как есть, это может фактически усилить низкую производительность, подрывая бизнес-цели.

Систематические методы BPM для обнаружения, моделирования, улучшения, автоматизации и непрерывного мониторинга предназначены для того, чтобы этого не произошло. При правильном выполнении Business Process Management помогает компаниям эффективно предоставлять продукты и услуги с меньшими затратами и согласовывать процессы с бизнес-целями. Подход BPM к совершенствованию и автоматизации также помогает компаниям адаптироваться к изменяющимся потребностям.

Из чего состоит BPM-система

Типовая BPMS строится из нескольких взаимосвязанных модулей — без любого из них система теряет часть функциональности:

• Конструктор моделирования процессов — визуальный редактор (часто на основе нотации BPMN), в котором аналитик описывает шаги процесса без программирования.
• Движок исполнения (workflow engine) — запускает процесс по построенной модели, назначает задачи исполнителям и контролирует переходы между этапами.
• Модуль бизнес-правил — задаёт условия и логику: кто согласовывает заявку, при каких условиях процесс идёт по другому маршруту.
• Интеграционный слой — подключает BPMS к 1С, CRM, ERP и другим корпоративным системам, чтобы данные не дублировались вручную.
• Аналитика и мониторинг — дашборды и отчёты, которые показывают узкие места, длительность этапов и загрузку сотрудников.
• Личный кабинет сотрудника — интерфейс, где исполнитель видит свои задачи, сроки и историю по процессу.

Чем зрелее платформа, тем больше в ней low-code или no-code инструментов — это позволяет вносить изменения в процессы силами бизнес-аналитика, без привлечения разработчиков на каждую правку.

Этапы жизненного цикла BPM

Business Process Management, как уже отмечалось, охватывает много вопросов. Многие эксперты при описании проекта ссылаются на следующие пять фаз:

1. Дизайн. Проанализируйте существующий процесс, чтобы увидеть, что можно улучшить. Затем разработайте его таким, каким он должен быть в идеале, используя стандартизацию и автоматизацию.
2. Модель. Посмотрите, как переработанный бизнес-процесс работает в разных сценариях.
3. Осуществлять. Внедрение улучшений, включая стандартизацию и автоматизацию.
4. Монитор. Отслеживайте улучшения, чтобы увидеть, как они работают.
5. Оптимизировать. Продолжайте улучшать бизнес-процессы на постоянной основе.

Хотя жизненный цикл BPM кажется достаточно простым, каждая фаза может занять месяцы и более и требует тщательного планирования. Бизнес-процессы обычно охватывают несколько систем и отделов. Например, при адаптации сотрудника может участвовать не только отдел кадров, но и ИТ-отдел для выдачи учётных данных безопасности и компьютерного оборудования, финансовый отдел для подготовки налоговых документов, учебные программы для обучения на рабочем месте и так далее.

В улучшении также обычно участвуют многие группы людей:

• руководители, отвечающие за согласование;
• специалисты BPM для помощи в разработке;
• владельцы бизнес-процессов;
• работники, выполняющие работу;
• ИТ-специалисты, ответственные за внедрение инструментов, поддерживающих BPM.

Более того, работа по обнаружению и анализу существующих рабочих процессов, созданию и тестированию новых моделей и оптимизации бизнес-процесса может привести к созданию тысяч документов. Существует много возможностей для неудачи, если BPM не управляется должным образом.

Кому нужен BPM

Подход одинаково применим к бизнесу любого масштаба, но отдача заметнее там, где процессы повторяются часто и вовлекают несколько отделов:

• Финансовые организации и банки — согласование кредитов, комплаенс-проверки, обработка заявок клиентов.
• Производство — управление заказами, закупками, контроль качества на нескольких этапах цепочки.
• Ритейл и e-commerce — обработка заказов, возвратов, логистика между складом и точками продаж.
• Госсектор и крупные корпорации — документооборот, согласование регламентов, отчётность перед контролирующими органами.
• IT-компании и стартапы на этапе роста — стандартизация онбординга, найма, релизных процессов, когда ручное управление перестаёт масштабироваться.

Если в компании меньше 15–20 человек и процессы укладываются в одну-две команды, чаще достаточно чек-листов и таск-трекера — полноценная BPMS начинает окупаться, когда в процесс вовлечены несколько отделов и десятки повторяющихся операций в месяц.

Как выбрать и внедрить BPM-систему

Критерии выбора BPM-платформы

• поддержка нотации BPMN и визуального конструктора без кода;
• готовые коннекторы к 1С, CRM и другим системам, которые уже использует компания;
• возможность запустить пилотный процесс без длительной интеграции;
• прозрачная модель лицензирования — по пользователям, процессам или серверам;
• локальная поддержка и соответствие требованиям к хранению данных — особенно для регулируемых отраслей.

Этапы внедрения

1. Аудит процессов. Фиксируем, как процесс работает сейчас: кто участвует, сколько занимает каждый шаг, где чаще всего срываются сроки.
2. Выбор платформы. Сопоставляем критерии выше с бюджетом и требованиями безопасности, тестируем 2–3 кандидата на реальном процессе.
3. Пилотный проект. Автоматизируем один процесс целиком — обычно тот, что приносит наибольшую нагрузку или потери.
4. Обучение сотрудников. Даём команде инструкции и время на переход от привычных таблиц и почты к работе в системе.
5. Масштабирование. Переносим в BPMS следующие процессы, опираясь на опыт пилота.
6. Постоянный мониторинг. Отслеживаем метрики по каждому процессу и возвращаемся к этапу «Оптимизировать» из жизненного цикла BPM.

Полный цикл — от аудита до устойчиво работающей системы на несколько процессов — обычно занимает от 3 до 9 месяцев в зависимости от масштаба компании и глубины интеграций.

Инструменты и рынок BPM

На рынке постоянно растёт количество инструментов BPM. В последние годы традиционные поставщики развили свои платформы, чтобы использовать преимущества современных архитектур, разработки LCNC, RPA, интеллектуального анализа процессов и искусственного интеллекта. Кроме того, многие крупные поставщики корпоративного программного обеспечения добавили возможности BPMS за счёт приобретений или разработки продуктов, включая Microsoft, ServiceNow и SAP.

Список популярных международных инструментов:

• Appian
• Aurea Savvion
• Bizagi
• IBM
• iGrafx
• Jira
• Kissflow
• Microsoft
• Newgen
• Nintex
• Oracle
• Pegasystems
• Red Hat
• SAP Signavio
• Tibco
• Trisotech
• Ultimus

Среди решений, популярных на российском рынке, — BPMSoft, ELMA365, Directum RX, Docsvision и «Первая Форма». Рынок остаётся активным даже на фоне общей осторожности компаний в тратах на цифровизацию: в 2024 году топ-10 разработчиков BPM-систем заработали на таких проектах 15,6 млрд ₽, а доля отечественных решений в новых внедрениях достигла 85–90% — сказался уход зарубежных вендоров и рост спроса со стороны крупных компаний и госструктур (по данным CNews).

Частые вопросы

Чем BPM отличается от BPMS?

BPM — управленческий подход к организации бизнес-процессов, BPMS — программная платформа, которая реализует этот подход на практике: строит модели, запускает и мониторит процессы.

Сколько стоит внедрение BPM-системы?

Стоимость зависит от масштаба: пилотный проект на 1–2 процесса обходится в сотни тысяч рублей, комплексное внедрение на весь бизнес — от нескольких миллионов рублей с учётом лицензий, интеграций и обучения сотрудников.

Сколько времени занимает внедрение BPM?

Полный цикл — от аудита процессов до устойчиво работающей системы — обычно занимает 3–9 месяцев в зависимости от количества процессов и глубины интеграций с другими системами.

Чем BPM отличается от точечной автоматизации задач?

Точечная автоматизация ускоряет одну операцию, а BPM выстраивает управление процессом целиком — от старта до результата, с контролем на каждом этапе и возможностью системно его улучшать.

Нужна ли BPM-система малому бизнесу?

Не всегда. Если в компании до 15–20 человек и процессы укладываются в одну-две команды, обычно достаточно чек-листов и таск-трекера. BPMS окупается, когда в процесс вовлечены несколько отделов и десятки повторяющихся операций в месяц.

Какие BPM-системы популярны в России?

По данным CNews, в топ рынка входят BPMSoft, Directum RX, Q.BPM, ELMA365 и «Первая Форма» — на отечественные решения приходится 85–90% новых внедрений.

Итоги

Веб-услуги и разработка в YuSMP Group специализируется на создании уникальных продуктов. Чтобы оказывать услуги высшего качества, тоже используем инструменты для Business Process Management — в том числе при бизнес-аналитике IT-проектов. Проекты, которые мы создали, на опыте доказали, что такой подход к организации рабочих задач положительно влияет на результат.